Créer un syndic bénévole : les démarches et leurs délais

Créer un syndic bénévole prend une assemblée : la désignation d'un copropriétaire se vote à la majorité de l'article 25, sur convocation reçue vingt et un jours avant. Suivent quatre échéances : quinze jours pour la trésorerie, un mois pour les archives, deux mois de plus pour l'état des comptes et trois mois pour ouvrir le compte séparé.

Le vote lui-même dure quatre minutes. C'est ensuite que les mandats bénévoles se cassent, rarement sur la compétence du volontaire, presque toujours sur des échéances que personne ne lui a annoncées.

L'ordre des opérations ne s'improvise pas. On prépare le contrat avant de rédiger l'ordre du jour, on vote la désignation et son contrat dans la même assemblée, puis on récupère la copropriété pièce par pièce.

Ce qui se prépare avant la convocation

Le candidat doit posséder au moins un lot dans l'immeuble : c'est la seule condition de fond, et elle exclut le voisin dévoué qui n'est que locataire. Le reste tient à la préparation du dossier, parce que l'assemblée ne peut voter que ce qui figure à l'ordre du jour, rédigé avant l'envoi.

La convocation doit précéder la réunion d'au moins vingt et un jours, sauf urgence ou délai plus long prévu par le règlement de copropriété. Elle se notifie par voie électronique, sauf pour le copropriétaire qui a demandé le courrier postal, et le délai ne court que du lendemain de la première présentation de la lettre recommandée ou de l'avis de la lettre recommandée électronique (service-public.gouv.fr). Service-public conseille donc d'envoyer un mois avant, et un seul jour manquant suffit à rendre l'assemblée annulable.

Le projet de contrat de mandat s'envoie avec la convocation. Le nôtre précise toujours :

• La durée du mandat, trois ans au maximum, avec sa date de prise d'effet
• L'étendue des missions confiées et ce qui en est expressément exclu
• Le défraiement sur justificatifs ou la rémunération éventuelle, avec son montant
• Le sort des frais de fonctionnement : affranchissement, outil de gestion, tenue de compte

Le jour du vote

La désignation se joue à la majorité absolue de l'article 25, celle de tous les copropriétaires, présents ou non. Si le candidat réunit au moins le tiers des voix sans atteindre cette majorité, l'assemblée procède immédiatement à un second vote à la majorité simple de l'article 24.

Votez la désignation et le contrat dans la même résolution, comme le prévoit la procédure décrite par service-public.gouv.fr.

Un mandat approuvé sans son contrat laisse ouverte la question du défraiement, et elle ressort douze mois plus tard, au moment de l'approbation des comptes, quand le bénévole présente des notes de frais que personne n'a autorisées. Le procès-verbal doit porter la date de prise d'effet et la date d'échéance du mandat, en clair, parce que c'est cette date qui déclenchera la convocation de l'assemblée de renouvellement.

Note légale : le mandat d'un syndic non professionnel dure trois ans au plus. Un procès-verbal qui le désigne "jusqu'à nouvel ordre" ne fixe pas cette échéance, alors que c'est elle qui déclenche l'assemblée de renouvellement.

Les trois échéances qui suivent l'assemblée

La passation obéit à un calendrier que l'ancien syndic connaît et que le nouveau découvre souvent trop tard. Dans les quinze jours suivant la cessation de ses fonctions, le syndic sortant remet la situation de trésorerie, les références des comptes bancaires du syndicat et les coordonnées de la banque. Dans le mois, il transmet l'ensemble des documents et archives, y compris les documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble, dans un format téléchargeable et imprimable. Puis, dans les deux mois qui suivent l'expiration de ce délai, il fournit l'état des comptes des copropriétaires et celui du syndicat, après apurement et clôture (service-public.gouv.fr). Les archives sont « portables » : c'est à l'ancien syndic de les envoyer, pas au nouveau d'aller les chercher.

La quatrième échéance ne dépend que du nouveau syndic. Le compte bancaire séparé ouvert au nom du syndicat des copropriétaires doit exister dans les trois mois de la désignation, faute de quoi le mandat est nul (guide du syndic bénévole de l'Anah).

Notre méthode sur ce point tient en une feuille. À chaque remise, nous établissons un procès-verbal contradictoire daté, signé des deux syndics, qui liste non seulement ce qui a été reçu mais ce qui manque, poste par poste : carnet d'entretien, contrats fournisseurs, dossiers de sinistre ouverts, procédures judiciaires, appels de fonds impayés. Sans cette liste, la réclamation ultérieure se réduit à une plainte générale, et une plainte générale ne s'exécute pas.

Quand l'ancien syndic traîne

C'est le scénario le plus fréquent du passage au bénévolat, et la loi y répond. Après une mise en demeure restée sans effet, envoyée en recommandé, le syndic nouvellement désigné ou le président du conseil syndical peut saisir le président du tribunal judiciaire pour obtenir la remise des pièces et des documents dématérialisés sous astreinte, et le cas échéant une provision sur dommages et intérêts.

Reste une formalité que les bénévoles oublient presque tous : la copropriété doit être immatriculée au registre national tenu par l'Anah, et ses données actualisées chaque année. Une copropriété non immatriculée perd l'accès à certaines aides, celles de l'Anah ou l'éco-prêt à taux zéro (service-public.gouv.fr), ce qui se découvre en général le jour où l'on monte un dossier de subvention pour la façade.

Mettez les quatre dates au calendrier le soir même de l'assemblée : quinze jours, un mois, deux mois, trois mois. Le reste du mandat s'apprend en marchant, mais ces échéances-là ne se rattrapent pas, et la seule qui rende le mandat nul est aussi la seule qui ne dépende que de vous. Un logiciel pour syndic bénévole comme Vecinly garde ensuite les archives reçues au même endroit que les convocations et les comptes. Pour le contenu du poste, voyez le guide du syndic bénévole ; pour les comptes, celui de la comptabilité du syndic bénévole.

Informations à jour à septembre 2026. Cet article a un caractère informatif et ne constitue pas un conseil juridique.