Boekhouding VME zelf doen: mag het en hoe blijf je in orde?

Mag ik dat wel, de boekhouding van onze VME zelf doen, zonder professionele syndicus of boekhouder? Het is de eerste vraag die een pas verkozen vrijwillige syndicus zich stelt zodra zijn voorganger de mappen op tafel legt. Het antwoord stelt gerust: ja, de wet laat het uitdrukkelijk toe. Wat je concreet moet doen, hangt van één cijfer af. Een mede-eigendom met minder dan twintig kavels mag een vereenvoudigde boekhouding voeren; vanaf twintig kavels wordt een genormaliseerde boekhouding met een minimumgenormaliseerd rekeningstelsel verplicht.

Die grens bepaalt bijna alles: hoeveel werk je hebt, welke boeken je moet bijhouden en of je met een eenvoudig dagboek toekomt of een volledig rekeningstelsel nodig hebt. En laat het gros van het Belgische gebouwenpark nu net uit kleine mede-eigendommen bestaan. Voor de meeste vrijwilligers valt de klus dus best mee.

Mag je de boekhouding van de VME echt zelf doen?

Ja. Elke vereniging van mede-eigenaars (de VME) moet een boekhouding voeren, maar nergens staat dat een erkend boekhouder of een professionele syndicus dat moet doen. Het is een opdracht van de syndicus en die syndicus mag perfect een mede-eigenaar zijn die het mandaat onbezoldigd opneemt: de vrijwillige syndicus. De wet van 18 juni 2018, van kracht sinds 1 januari 2019, heeft de boekhoudregels voor mede-eigendommen op punt gezet en meteen afgestemd op de omvang van het gebouw.

Wat de wet vraagt, is geen diploma maar discipline: cijfers die kloppen, stukken die je kunt voorleggen en een duidelijk onderscheid tussen het geld van de vereniging en dat van de eigenaars. De rekencommissaris die de vergadering aanstelt, controleert die stukken jaarlijks, niet je boekhoudkundig jargon.

Vereenvoudigde of genormaliseerde boekhouding: wat geldt voor jou?

Alles draait om die twintig kavels.

Blijf je eronder, dan volstaat een vereenvoudigde boekhouding: een dagboek waarin je alle ontvangsten en uitgaven chronologisch noteert, plus een genummerd en gestaafd overzicht van de bezittingen en schulden van de vereniging. Twee documenten, meer niet, haalbaar met een verzorgd rekenblad of met software voor het beheer van mede-eigendommen zoals Vecinly, die het dagboek en de stukken vanzelf ordent.

Concreet houd je minstens deze stukken bij:

• een dagboek met elke ontvangst en uitgave, chronologisch geboekt
• een genummerd en gestaafd overzicht van de bezittingen en schulden van de VME
• vanaf twintig kavels: een volledig rekeningstelsel en een jaarlijkse balans

Telt je gebouw twintig kavels of meer, dan schrijft de wet een genormaliseerde boekhouding voor, gebaseerd op een minimumgenormaliseerd rekeningstelsel: een gestructureerd rekeningplan en een balans, met vaste rubrieken zodat elke mede-eigendom op dezelfde manier boekt. Meer structuur, meer rijen, maar ook meer overzicht bij grotere budgetten.

Waarom die grens? De wetgever wilde de administratieve last in verhouding houden tot de omvang van het gebouw. Een pand met acht flats en drie leveranciers hoeft niet dezelfde apparatuur op te tuigen als een residentie met tachtig kavels, een conciërge en een lift. De klassieke beginnersfout is een gebouw dat net over de grens groeit (een nieuwe splitsing, een bijgebouwde unit) en gewoon met het oude kasboek doorwerkt. Tel je kavels opnieuw zodra de structuur wijzigt: overschrijd je de twintig, dan schakel je het jaar nadien over.

Twee aparte rekeningen: werkkapitaal en reservekapitaal

Hier laat de wet geen ruimte. De VME moet twee afzonderlijke bankrekeningen op haar eigen naam hebben: één voor het werkkapitaal (het geld voor de lopende uitgaven van het jaar) en één voor het reservekapitaal, de spaarpot voor grote werken. Het geld van de mede-eigendom via je privérekening of die van een derde laten lopen, is verboden. Zonder uitzondering. Waarom zo streng? Omdat vermenging van gelden de snelste weg is naar wantrouwen en betwisting. Staat alles op één rekening, dan weet niemand nog welk deel spaargeld is en welk deel bedoeld was om de poetsdienst te betalen. Tip uit de praktijk: open die twee rekeningen op naam van de VME in de eerste week van je mandaat, nog voor je de eerste factuur betaalt, het is het eerste wat een rekencommissaris natrekt.

Het reservefonds: waarom minstens 5%?

Het reservekapitaal is niet vrijblijvend. Sinds 2019 verplicht artikel 3.86 van het Burgerlijk Wetboek elke VME om jaarlijks een reservefonds te spijzen met minstens 5% van het totaal van de gewone gemeenschappelijke lasten van het voorgaande boekjaar. De vergadering kan die bijdrage alleen wegstemmen met een meerderheid van vier vijfde, geen kleine drempel.

De logica erachter is zuinig gezond verstand. Een dak, een gevel of een lift gaat decennia mee maar valt op een dag stil en dan is de rekening fors. Een gevuld reservefonds spreidt die klap over de jaren in plaats van hem in één keer bij de eigenaars te leggen via een onverwachte oproeping tot kapitaal. Voor de zelfdoener komt het neer op één simpele gewoonte: elk jaar dat vaste percentage van de gewone lasten overschrijven naar de reserverekening en het daar laten staan.

De boekhouding van je VME zelf doen is in België geen grijze zone: het is een omkaderde opdracht die je perfect zonder professional aankunt, zolang je de juiste versie kiest. Tel je kavels, houd het dagboek en het overzicht netjes bij of het volledige rekeningstelsel als je gebouw groot genoeg is, splits werkkapitaal en reservekapitaal over twee rekeningen en voed elk jaar het reservefonds. Doe je dat consequent, dan legt geen enkele rekencommissaris je een strobreed in de weg, en houdt je gebouw elke euro in eigen huis.

Bijgewerkte informatie. Dit artikel is uitsluitend informatief en vormt geen juridisch advies.