Boekhouding VME zelf doen: mag het en hoe blijf je in orde?

Ja, een vrijwillige syndicus mag de boekhouding van de VME zelf voeren. Onder twintig kavels (kelders, garages en parkeerplaatsen niet meegeteld) volstaat een vereenvoudigde boekhouding; vanaf twintig kavels is het minimumgenormaliseerd rekeningenstelsel verplicht. Werkkapitaal en reservekapitaal staan op twee aparte rekeningen, en het reservekapitaal krijgt jaarlijks minstens 5 % van de gewone gemeenschappelijke lasten.

Mag ik dat wel, zonder boekhouder? Het is de eerste vraag die een pas verkozen syndicus zich stelt zodra zijn voorganger de mappen op tafel legt. De wet regelt het in twee artikels van het Burgerlijk Wetboek, 3.86 en 3.89, en in een koninklijk besluit voor de grotere gebouwen.

Mag je de boekhouding van de VME echt zelf doen?

Ja. De boekhouding is een opdracht van de syndicus, en die syndicus mag een mede-eigenaar zijn die het mandaat onbezoldigd opneemt: de vrijwillige syndicus. Nergens staat dat een erkend boekhouder de boeken moet voeren. Artikel 3.89, § 5, 15°, vraagt wel dat de rekeningen duidelijk, nauwkeurig en gedetailleerd worden gevoerd (Burgerlijk Wetboek, artikel 3.89). Sinds 1 september 2021 staan die regels in boek 3 van het Burgerlijk Wetboek.

Wat de wet vraagt, is geen diploma maar discipline: cijfers die kloppen, stukken die je kunt voorleggen en een scherp onderscheid tussen het geld van de vereniging en dat van de eigenaars. De commissaris van de rekeningen die de algemene vergadering elk jaar aanstelt, controleert die stukken, niet je boekhoudkundig jargon. De vergadering keurt de rekeningen daarna goed met volstrekte meerderheid, zoals uitgelegd in ons stuk over de algemene vergadering van de VME.

Vereenvoudigde of genormaliseerde boekhouding: wat geldt voor jou?

Alles draait om die twintig kavels.

Blijf je eronder, dan mag je een vereenvoudigde boekhouding voeren. Die moet volgens artikel 3.89 minstens tonen: de ontvangsten en uitgaven, de thesauriepositie, de bewegingen van contanten en rekeningen, het bedrag van het werkkapitaal en het reservekapitaal, en de vorderingen en schulden van de mede-eigenaars. Een verzorgd rekenblad kan dat, net als beheersoftware voor de VME zoals Vecinly, die elke betaling aan een kavel en een rekening koppelt.

Telt je gebouw twintig kavels of meer, dan legt het koninklijk besluit van 12 juli 2012 het minimumgenormaliseerd rekeningenstelsel op. Dat is een ander niveau: dubbel boekhouden, een dagboek zonder witregels of gaten, minstens één keer per jaar een volledige inventaris van bezittingen en schulden, en bewijsstukken die je zeven jaar bewaart. De wetgever wilde de administratieve last in verhouding houden tot het gebouw: een pand met acht flats en drie leveranciers hoeft niet dezelfde apparatuur op te tuigen als een residentie met tachtig kavels, een conciërge en een lift. De klassieke beginnersfout is een gebouw dat net over de grens groeit door een nieuwe splitsing en gewoon met het oude kasboek doorwerkt. De wet zegt niet vanaf welke datum je moet overschakelen; wij schakelen over vanaf het eerstvolgende boekjaar, zodat één jaar niet in twee systemen staat.

Twee aparte rekeningen: werkkapitaal en reservekapitaal

Hier laat de wet geen ruimte. Het vermogen van de VME bestaat minstens uit een werkkapitaal en een reservekapitaal, en die staan verplicht op twee afzonderlijke rekeningen op naam van de vereniging (artikel 3.86, § 3). Het werkkapitaal is de som van de voorschotten voor periodieke uitgaven, zoals verwarming, verlichting van de gemene delen en beheerskosten. Het reservekapitaal dekt niet-periodieke uitgaven, zoals een nieuwe verwarmingsketel of een dakrenovatie.

Het geld van de mede-eigendom hoort dus nooit op je privérekening. Open die twee rekeningen op naam van de VME in de eerste week van je mandaat, nog voor je de eerste factuur betaalt.

Het reservekapitaal: waarom minstens 5 %?

Uiterlijk vijf jaar na de voorlopige oplevering van de gemeenschappelijke delen moet de VME een reservekapitaal aanleggen met een jaarlijkse bijdrage van minstens 5 % van alle gewone gemeenschappelijke lasten van het vorige boekjaar. Alleen met een meerderheid van vier vijfde kan de vergadering beslissen dat verplichte reservekapitaal niet aan te leggen.

De logica is zuinig gezond verstand. Een dak of een lift gaat decennia mee en valt dan op een dag stil. Een gevuld reservekapitaal spreidt die klap over de jaren. Bij elke oproep tot betaling deelt de syndicus mee welk deel naar het reservekapitaal gaat, dus boek je die twee delen meteen apart.

Tel eerst je kavels, zonder kelders, garages en parkeerplaatsen. Onder de twintig kies je de vereenvoudigde versie; wie op negentien zit en een splitsing plant, bereidt het rekeningenstelsel beter nu al voor.

Bijgewerkt in september 2026. Dit artikel is uitsluitend informatief en vormt geen juridisch advies.