Algemene vergadering van de VME: quorum en meerderheden in België

De algemene vergadering van een Belgische VME beraadslaagt alleen geldig als meer dan de helft van de mede-eigenaars aanwezig of vertegenwoordigd is en zij samen minstens de helft van de aandelen bezitten. Wordt dat dubbele quorum niet gehaald, dan volgt ten vroegste vijftien dagen later een tweede. Daarna vraagt elke beslissing een meerderheid: volstrekt, twee derde, vier vijfde of eenparig.

Vijftien eigenaars aanwezig van de achtentwintig, een stemming bij handopsteking, de werken vlot goedgekeurd. Enkele maanden later stapt een mede-eigenaar naar de vrederechter: de vergadering had hoofden geteld, nooit aandelen, en die vijftien hadden samen maar 420 op 1.000 aandelen. Dat is dé klassieke fout. Van de oproeping (minstens vijftien dagen vóór de vergadering, behalve bij spoed, volgens artikel 3.87, § 3, van het Burgerlijk Wetboek) tot de notulen volgt elke stap een precieze regel. Hier zijn ze, in de volgorde waarin ze je vergadering kunnen doen ontsporen.

Wat is het dubbele quorum?

Artikel 3.87, § 5, telt niet alleen de mensen in de zaal. Bij het begin van de vergadering moet meer dan de helft van de mede-eigenaars aanwezig of vertegenwoordigd zijn, en die mede-eigenaars moeten samen minstens de helft van de aandelen in de gemeenschappelijke delen bezitten. Twee voorwaarden, allebei tegelijk.

De wet voorziet één uitweg: de vergadering beraadslaagt ook geldig als de aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars meer dan drie vierde van de aandelen bezitten, zelfs al zijn ze met weinig. Die tweede drempel redt gebouwen waar een of twee grote eigenaars het gros van de aandelen hebben. De dubbele telling beschermt iedereen: de kleine eigenaars kunnen niet worden weggestemd door één eigenaar met de halve residentie in handen, en omgekeerd. Reflex uit de praktijk: laat een aanwezigheidslijst tekenen met naast elke naam de aandelen van het kavel en, bij een volmacht, de naam van de volmachtgever. Het is het enige document dat het quorum bewijst als de beslissing later wordt aangevochten.

Komt er een tweede vergadering als het quorum niet wordt gehaald?

Ja. Zonder quorum beraadslaagt de vergadering niet.

Een tweede algemene vergadering komt samen na minstens vijftien dagen en beraadslaagt geldig ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden en ongeacht hun aandelen. Drie mensen in een zaaltje kunnen er beslissingen stemmen die het hele gebouw binden. Een volmacht voor de eerste vergadering geldt, tenzij anders vermeld, ook voor die tweede.

Wie de eerste vergadering overslaat, laat de tweede dus beslissen zonder hem.

Welke meerderheid voor welke beslissing?

Is het quorum binnen, dan heeft elk type beslissing zijn eigen meerderheid, berekend op de stemmen van wie op het moment van de stemming aanwezig of vertegenwoordigd is. Onthoudingen, ongeldige en blanco stemmen tellen niet als uitgebrachte stemmen (artikel 3.87, § 8). De ladder staat in artikel 3.88:

Hoe dieper de beslissing ingrijpt op het gebouw en op ieders rechten, hoe hoger de lat. Een winkelruimte op het gelijkvloers ombouwen tot woning is een bestemmingswijziging en vraagt dus vier vijfde. Op de eenparigheid bestaat één nuance: beslist de vergadering met een gekwalificeerde meerderheid over werken of over de splitsing van een kavel, dan mag ze de aandelen met dezelfde meerderheid aanpassen als dat nodig is.

Het reglement van interne orde staat niet in artikel 3.88. Omdat de wet er geen bijzondere meerderheid voor oplegt, wijzig je het met volstrekte meerderheid.

Hoeveel volmachten mag één persoon meebrengen?

Maximaal drie. Meer mag alleen als het totaal van de stemmen van de lasthebber en zijn volmachtgevers niet hoger ligt dan 10 % van alle stemmen van de mede-eigendom. De volmacht vermeldt de lasthebber bij naam, en niemand mag voor meer stemmen deelnemen dan de andere aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars samen.

Controleer de volmachten bij het binnenkomen, niet op het moment van de stemming: één onregelmatige stem die achteraf opduikt, kan volstaan om een nipte beslissing onderuit te halen.

Juridische noot: de syndicus mag nooit optreden als lasthebber van een mede-eigenaar op de algemene vergadering. Is hij zelf mede-eigenaar, dan stemt hij voor zijn eigen kavel, niets meer.

De notulen en de termijn van vier maanden

De syndicus stelt de notulen op, met de behaalde meerderheden en de namen van wie tegenstemde of zich onthield. Aan het einde van de zitting tekenen de voorzitter, de secretaris en alle mede-eigenaars die nog aanwezig zijn. Binnen dertig dagen komen de beslissingen in het register. Een slecht genoteerde beslissing is even breekbaar als een slecht gestemde.

Elke mede-eigenaar die door een onregelmatige, bedrieglijke of onrechtmatige beslissing persoonlijk nadeel lijdt, kan de rechter vragen om ze te vernietigen of te wijzigen. De termijn bedraagt vier maanden vanaf de datum van de vergadering (artikel 3.92, § 3). Daarna wordt zelfs een wankele beslissing definitief. Een voorzichtige VME wacht die termijn af voor ze grote uitgaven doet op basis van een nipte stemming.

In kleine gebouwen houdt vaak een vrijwillige syndicus de pen vast, en de rekeningen die hij voorlegt, keurt de vergadering goed met volstrekte meerderheid. Hoe je die rekeningen zelf bijhoudt, lees je in boekhouding VME zelf doen. Beheersoftware voor de VME zoals Vecinly verstuurt de oproepingen, rekent het quorum in aandelen uit op basis van de aanwezigheidslijst en bewaart de notulen in het register.

Een Belgische algemene vergadering win je niet op de avond zelf: je wint ze met een oproeping die op tijd vertrekt, een aanwezigheidslijst met aandelen, de juiste meerderheid voor elk agendapunt en getrouwe notulen. Tel vóór de volgende oproeping de aandelen op van wie al heeft bevestigd.

Bijgewerkt in september 2026. Dit artikel is louter informatief en vormt geen juridisch advies.