Assembleia de condóminos de janeiro: convocatória, contas e orçamento

Tem mesmo de ser em janeiro? É a pergunta que chega a todos os administradores por esta altura, normalmente de quem já percebeu que dezembro vai ser curto. A resposta está no artigo 1431.º do Código Civil: a assembleia ordinária reúne-se na primeira quinzena de janeiro para discutir e aprovar as contas do ano anterior e o orçamento das receitas e despesas do ano que começa. Essa data, porém, é indicativa. Se o regulamento do condomínio o previr, ou se a assembleia o deliberar por maioria, a reunião ordinária pode realizar-se, excecionalmente, dentro do primeiro trimestre. O que não muda é o trabalho que a antecede.

É aí que se ganha ou perde a reunião.

O calendário real começa em dezembro

Convocar a assembleia é o último passo, não o primeiro.

Antes disso é preciso fechar as contas do exercício, reunir os comprovativos de despesa, apurar as quotas em dívida e preparar o orçamento que vai ser votado. Quem administra um condomínio pequeno costuma descobrir isto da pior maneira: a convocatória sai a tempo, mas as contas chegam à reunião sem documentos de suporte, e a assembleia acaba a discutir uma fatura de 300 euros em vez de aprovar um orçamento de 30 mil.

Um calendário que funciona distribui-se assim:

• Primeira semana de dezembro: fecho das contas e conferência dos saldos bancários
• Segunda semana: mapa das quotas em atraso, condómino a condómino
• Terceira semana: orçamento do ano seguinte e proposta de quotas
• Até 20 de dezembro: envio da convocatória, com folga sobre o prazo legal

Essa folga não é zelo excessivo. Entre feriados e correio atrasado, uma convocatória enviada no limite chega depois do prazo, e uma assembleia mal convocada é uma assembleia que se anula.

Como se convoca, e o que mudou com o email

A convocatória é enviada por carta registada com 10 dias de antecedência, ou por aviso convocatório com a mesma antecedência, desde que exista recibo de receção assinado pelos condóminos. Tem de indicar o dia, a hora, o local e a ordem de trabalhos, e informar sobre os assuntos cuja deliberação exige unanimidade.

A Lei n.º 8/2022 abriu a porta ao correio eletrónico, mas com requisitos que muitos condomínios ignoram e que tornam a convocatória inválida quando falham. O condómino tem de ter manifestado essa vontade numa assembleia anterior, essa manifestação tem de constar da ata com a indicação do respetivo endereço, e o condómino tem de devolver, pelo mesmo meio, o recibo de receção.

Nota prática: a mesma lei veio permitir que a assembleia se realize por videoconferência. Se for essa a opção, o meio de acesso deve constar da convocatória, tal como consta a morada quando a reunião é presencial.

Os quóruns, e porque a primeira convocatória raramente delibera

Em primeira convocatória, a assembleia só delibera validamente com a presença de condóminos que representem a maioria do capital investido. Num prédio com dez frações e três proprietários ausentes, esse número desaparece antes de a reunião começar. Por isso a convocatória deve fixar desde logo a segunda reunião: se não o fizer, considera-se convocada nova reunião para uma semana depois, à mesma hora e no mesmo local, e nessa segunda reunião a assembleia já pode deliberar por maioria dos votos dos presentes, desde que representem pelo menos um quarto do valor total do prédio.

É a diferença entre resolver o assunto num serão e arrastar o orçamento por mais uma semana com todos os prazos a andar para trás.

O que se aprova: contas, orçamento e fundo de reserva

A ordem de trabalhos de janeiro tem um núcleo fixo: aprovação das contas do ano findo, aprovação do orçamento do ano em curso, fixação das quotas e do respetivo calendário de pagamento, e eleição ou recondução do administrador.

A esse núcleo junta-se sempre a obrigação de dotar o fundo comum de reserva, para o qual cada condómino contribui com pelo menos 10 % da sua quota-parte nas despesas. É o dinheiro que evita que a primeira obra séria se transforme numa derrama de emergência, e a sua ausência é dos motivos mais frequentes de conflito quando as quotas ficam em atraso.

Vale a pena separar as votações por ponto. Contas e orçamento aprovados em bloco tendem a arrastar consigo a discussão de tudo o resto, e uma ata que não distingue o que foi votado deixa a porta aberta a impugnações.

A ata e os condóminos ausentes

A reunião não acaba quando as pessoas saem. As deliberações têm de ser comunicadas aos condóminos ausentes por carta registada com aviso de receção no prazo de 30 dias, e esses condóminos dispõem depois de 90 dias, após a receção, para comunicar se concordam ou não.

O silêncio vale como aceitação.

Este é o passo que os condomínios autogeridos mais falham, e é o mais barato de cumprir. Escreva a ata no próprio dia, envie-a na semana seguinte e guarde os avisos de receção junto à ata: é essa pasta, e não a memória de quem esteve presente, que sustenta o orçamento durante o resto do ano. Quem está a organizar o condomínio pela primeira vez faria bem em montar a pasta antes da reunião, não depois.

A assembleia de janeiro é a única reunião do ano em que o condomínio decide tudo o que interessa: quanto se paga, em que se gasta e quem administra. Prepare as contas em dezembro, envie a convocatória com folga, fixe já a segunda reunião e feche a ata enquanto tem tudo fresco. Uma assembleia bem convocada resolve-se numa noite; uma mal convocada ocupa o ano inteiro.

Informação atualizada à data de publicação. Este artigo tem caráter informativo e não constitui aconselhamento jurídico.