Constituir e gerir um condomínio em autogestão: guia prático

A assembleia acabou às onze da noite e saíste de lá com um cargo novo: administrador do teu prédio. Na segunda-feira seguinte descobres que o condomínio precisa de um número de contribuinte próprio, de duas contas bancárias, de um livro de atas, e que nada disto se trata no mesmo balcão. A gestão de condomínio em autogestão é perfeitamente legal e cada vez mais comum em prédios pequenos, mas tem burocracia própria. E a primeira regra que convém saber de cor: o fundo comum de reserva é obrigatório, com um mínimo de 10 % da quota de cada condómino, por força do Decreto-Lei 268/94.

Nada disto exige uma empresa de gestão. Exige método. O percurso que se segue é o mesmo que faria um administrador profissional no primeiro mês, só que a teu ritmo e sem fatura mensal.

O condomínio precisa de NIF próprio?

Precisa, e é o primeiro passo de tudo.

O condomínio pede o seu número de identificação de pessoa coletiva no Registo Nacional de Pessoas Coletivas, através de um formulário assinado pelo administrador em exercício, acompanhado do título constitutivo da propriedade horizontal ou de certidão do registo predial. Sem esse número, o condomínio simplesmente não funciona como entidade: os bancos não abrem conta, as fornecedoras de eletricidade, água e manutenção de elevadores não celebram contrato, e as faturas ficam em nome de um vizinho, com todos os problemas fiscais e de responsabilidade que isso arrasta.

O NIF do condomínio traz também deveres: se o condomínio pagar a prestadores de serviços, pode ter de declarar esses pagamentos à administração tributária. Guarda todas as faturas em nome do condomínio desde o primeiro dia; reconstruir um ano de despesas em papéis avulsos é das tarefas mais ingratas que um administrador novato pode herdar.

Quantas contas bancárias são precisas?

Duas, e a separação não é capricho. A primeira é a conta operacional, onde entram as quotas mensais e de onde saem a luz das escadas, a limpeza e o seguro. A segunda guarda o fundo comum de reserva, que a lei manda constituir para custear obras de conservação e beneficiação das partes comuns.

As regras essenciais do fundo de reserva:

• Cada condómino contribui com pelo menos 10 % da sua quota; a assembleia pode fixar uma percentagem superior, nunca inferior
• O montante é depositado em instituição bancária, à ordem da assembleia e do administrador
• O saldo só pode ser usado em obras de conservação e beneficiação, e essa utilização deve ficar registada em ata

Misturar o fundo de reserva com a conta do dia a dia é o erro clássico da autogestão: no ano em que a fachada precisa de obras, descobre-se que a almofada financeira foi sendo comida pelas despesas correntes.

Livro de atas, seguro de incêndio e assembleia anual

O Decreto-Lei 268/94 obriga a lavrar ata de todas as assembleias, redigida e assinada por quem presidiu e subscrita pelos condóminos participantes. Trata o livro de atas como o documento mais valioso do prédio: é a memória das decisões e, no caso das quotas aprovadas, vale como título executivo contra quem não paga. O seguro contra o risco de incêndio é obrigatório para as frações e para as partes comuns, nos termos do artigo 1429.º do Código Civil. Se algum condómino não o fizer no prazo fixado pela assembleia, o administrador deve contratá-lo e repercutir-lhe o custo. Muitos prédios optam por uma apólice única multirriscos do condomínio, que evita andar a verificar seguro a seguro.

Quanto ao calendário, a assembleia ordinária reúne na primeira quinzena de janeiro para aprovar as contas do ano anterior e o orçamento do ano seguinte. A convocatória segue por carta registada (ou aviso com recibo assinado) com 10 dias de antecedência, indicando dia, hora, local e ordem de trabalhos. Uma convocatória fora de prazo é munição para impugnar tudo o que lá se decidir.

Posso recusar ser administrador?

Podes, ninguém é obrigado a aceitar o cargo. Mas a lei não deixa o prédio à deriva: nos termos do artigo 1435.º do Código Civil, o administrador é eleito e exonerado pela assembleia e, se ninguém for eleito, o tribunal nomeia um a requerimento de qualquer condómino. Desde a Lei 8/2022 existe ainda a figura do administrador provisório: enquanto não houver eleito nem nomeado, as funções cabem por defeito ao condómino com maior permilagem do prédio.

O cargo é remunerável, dura um ano renovável, e as funções estão listadas no artigo 1436.º: convocar a assembleia, elaborar o orçamento, cobrar as quotas, pagar as despesas comuns, verificar o seguro, prestar contas. É trabalho real, razão de sobra para a assembleia fixar uma compensação a quem o assume.

Empresa de gestão ou autogestão?

A conta faz-se fração a fração. Num prédio de trinta e tal frações, com elevadores, garagem e funcionária de limpeza, uma empresa de gestão ganha o argumento com facilidade: o volume de contratos, avenças e morosidade justifica a avença mensal. Num prédio de seis a doze frações, essa mesma avença pode custar mais do que a limpeza das escadas, e é aí que a autogestão compensa, sobretudo se as tarefas rodarem entre vizinhos.

O que tradicionalmente matava a autogestão não era a lei, era a logística: recibos, atas, avisos de quota, contas do fundo de reserva. Hoje, uma plataforma de gestão de condomínios como o Vecinly automatiza essa camada (quotas, comunicações e documentos num só sítio) deixando ao administrador-condómino apenas as decisões que são mesmo dele.

Constituir um condomínio em autogestão resume-se a quatro fundações: NIF próprio, duas contas separadas, livro de atas em dia e seguro de incêndio verificado. Com isso montado e a assembleia de janeiro no calendário, gerir o prédio deixa de ser um ato de coragem e passa a ser uma rotina, partilhada, documentada e bastante mais barata.

Informação atualizada a julho de 2026. Este artigo tem carácter informativo e não constitui aconselhamento jurídico.