Comunidad de vecinos sin administrador: lo que dice la LPH

No. La Ley de Propiedad Horizontal no obliga a contratar administrador de fincas: según su artículo 13.5, las funciones de secretario y de administrador las ejerce el presidente, salvo que los estatutos o la junta, por mayoría, nombren a otra persona. Las obligaciones no cambian: junta anual, cuentas aprobadas y fondo de reserva de al menos el 10 %.

Pregunta en cualquier portal quién tiene que llevar la comunidad y la respuesta sale sola: un administrador, «porque es obligatorio». La creencia está tan asentada que muchas comunidades sin gestor profesional ni se plantean que su situación sea perfectamente legal. Veamos qué dice exactamente la ley, quién asume cada papel, cómo se ordena el año de un presidente autogestionado y cuándo la fórmula deja de salir a cuenta.

¿Es obligatorio tener administrador de fincas?

No. El artículo 13.5 atribuye al presidente las funciones de secretario y de administrador, y el 13.6 añade que, si la junta decide nombrar administrador, el cargo puede ejercerlo cualquier propietario o una persona con cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida. La ley no exige en ningún punto un profesional colegiado. El mito nace de la costumbre: en los edificios grandes el administrador es tan habitual que lo frecuente acaba pareciendo obligatorio.

Hay una excepción que conviene mirar antes de votar. Si son los propios estatutos los que imponen un administrador separado del presidente, prescindir de él supone cambiar los estatutos, y eso exige unanimidad (artículo 17.6).

Fuera de ese caso, la decisión es reversible.

La mayoría ordinaria del artículo 17.7 (en segunda convocatoria, la de los asistentes que represente más de la mitad de las cuotas presentes) basta para autogestionar este año y contratar un despacho el que viene si la experiencia no convence.

¿Quién hace de secretario sin administrador?

El presidente, por defecto. Suyo es el papel de convocar las juntas, redactar y cerrar las actas, expedir certificados de deuda y custodiar la documentación. El acta debe cerrarse dentro de los diez días naturales siguientes a la junta, y las convocatorias, apoderamientos y demás documentos relevantes se conservan durante cinco años (artículo 19).

Nada impide repartir la carga: la junta puede nombrar secretario a otro propietario y dejar la presidencia como cargo de representación. En la práctica funciona bien: el presidente firma y da la cara, y un vecino con soltura administrativa lleva actas y papeles. El cargo quema menos y las actas salen mejor redactadas. El libro de actas, eso sí, no es opcional: debe estar diligenciado por el Registro de la Propiedad donde está inscrita la finca. Se legaliza una vez por libro, y sin él los acuerdos quedan cojos ante cualquier reclamación posterior.

¿Qué obligaciones anuales tiene la comunidad?

Exactamente las mismas que con administrador; cambia quién las ejecuta, no su contenido. El bloque que ninguna comunidad puede saltarse:

• Celebrar la junta ordinaria al menos una vez al año para aprobar presupuestos y cuentas, como exige el artículo 16
• Mantener un fondo de reserva que nunca baje del 10 % del último presupuesto ordinario (artículo 9.1.f), porcentaje que subió desde el 5 % con el Real Decreto-ley 7/2019
• Tener NIF propio, solicitado con el modelo 036, para abrir cuenta bancaria y operar con proveedores
• Disponer de certificado digital de representante y vigilar el buzón de notificaciones, porque las entidades sin personalidad jurídica, y las comunidades lo son, están obligadas a relacionarse electrónicamente con la Administración (artículo 14.2 de la Ley 39/2015)

La última le pasa factura a más de un presidente novato: las notificaciones de Hacienda ya no llegan en sobre, y el plazo corre aunque nadie abra el buzón electrónico. Asigna a alguien la revisión periódica o activa los avisos por correo el mismo día que obtengas el certificado.

Nota legal: la LPH no exige seguro, pero algunas autonomías sí. En la Comunidad de Madrid todo edificio debe estar asegurado frente a incendio y daños a terceros (Ley 2/1999, art. 24), y en la Comunitat Valenciana la comunidad debe suscribir esos seguros para los elementos comunes (Ley 8/2004, art. 30). Comprueba la normativa de tu comunidad autónoma antes de renovar la póliza y, sobre todo, antes de cancelarla.

El calendario anual del presidente autogestionado

Sobre el papel parecen muchas piezas; ordenadas en un calendario, cada época del año tiene una o dos tareas claras:

• Enero: cierre del ejercicio. Cuadrar las cuentas del año anterior, revisar saldos y anotar los recibos pendientes de cobro
• Febrero: presentar el modelo 347 si a algún proveedor se le pagaron más de 3.005,06 euros durante el año anterior; las comunidades no incluyen el agua, la luz, los combustibles ni los seguros de los elementos comunes (Real Decreto 1065/2007, art. 33.5)
• Marzo y abril: preparar las cuentas anuales y el presupuesto siguiente, y comprobar que el fondo de reserva llega al mínimo legal
• La junta ordinaria: convocarla con al menos seis días de antelación, aprobar cuentas y presupuesto y renovar los cargos, que duran un año salvo que los estatutos digan otra cosa (artículo 13.7)
• Los diez días siguientes: cerrar el acta, pasarla al libro y notificar los acuerdos a los ausentes
• Todo el año: girar recibos, renovar el seguro, atender los mantenimientos obligatorios como el del ascensor y revisar el buzón de notificaciones

La mitad de la lista es papeleo recurrente, y ahí es donde un software de gestión de comunidades como Vecinly quita más horas al cargo: convocatorias, actas, recibos y contabilidad quedan hechos y archivados en el mismo sitio, y el siguiente presidente hereda la documentación ordenada en lugar de una caja de folios.

¿Cuánto ahorra una comunidad autogestionada?

No hay tarifa oficial: los honorarios de un despacho son libres y dependen del tamaño del edificio, la ciudad y los servicios contratados. La cuenta se hace con el presupuesto en la mano. Con una cifra de ejemplo de 6 euros por vivienda y mes, un edificio de veinte viviendas paga 1.440 euros al año, sin contar las juntas extraordinarias que muchos despachos facturan aparte.

El ahorro se paga en horas de algún vecino, y hay escenarios donde la cuenta deja de salir:

• Comunidades grandes o con servicios complejos: garaje, piscina, conserjería, zonas deportivas
• Comunidades con empleados: nóminas, cotizaciones y prevención de riesgos laborales son terreno para profesionales
• Morosidad alta o conflictos enquistados: reclamar cara a cara a un vecino desgasta, y un tercero neutral vale lo que cuesta
• Obras grandes o derramas en marcha: presupuestos, licencias y certificaciones exigen oficio

La autogestión encaja en el edificio pequeño, con cuentas simples y buen ambiente. Si tu comunidad acumula dos o tres puntos de esa lista, el administrador deja de ser un gasto discutible.

Si ya tenéis administrador y queréis sustituirlo, los pasos están en cómo cambiar de administrador de fincas.

Antes de votar la autogestión, conviene saber hasta dónde llega la responsabilidad del presidente y cómo se reclaman las cuotas impagadas sin un despacho detrás; si la junta se hace por videoconferencia, repasa qué la hace válida. Lo que ofrecemos a quien asume el cargo está en la página para presidentes.

Información actualizada a septiembre de 2026. Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento legal.