Einladung zur Eigentümerversammlung: Frist, Ablauf, Protokoll

Die Einladung zur Eigentümerversammlung soll den Eigentümern mindestens drei Wochen vor dem Termin zugehen, und zwar in Textform, eine E-Mail genügt (§ 24 Abs. 4 WEG). Einladen muss der Verwalter. Kürzer darf die Frist nur bei besonderer Dringlichkeit sein; sonst werden die Beschlüsse des Abends anfechtbar.

Wie das in der Praxis aussieht: Die Einladung ging zwei Wochen vor dem Termin raus, die Versammlung verlief harmonisch, die Dachsanierung wurde einstimmig beschlossen. Ein Eigentümer, der an dem Abend verreist war, klagt trotzdem, und das Amtsgericht erklärt den Beschluss für ungültig, nicht wegen des Inhalts, sondern wegen des Kalenders.

Welche Frist gilt für die Einladung?

Drei Wochen sind das Minimum, nicht die Empfehlung.

Das Gesetz formuliert die Frist als Soll-Vorschrift und lässt eine Ausnahme «bei besonderer Dringlichkeit» zu, etwa wenn nach einem Wasserschaden sofort über einen Auftrag entschieden werden muss. Für die normale Jahresversammlung gibt es diese Dringlichkeit nicht. Ob die drei Wochen ab dem Absenden oder ab dem Zugang zählen, sagt das Gesetz nicht ausdrücklich, und genau über solche Fragen wird vor Gericht gestritten. Wir rechnen deshalb immer ab dem Zugang: Versand dokumentieren und drei bis vier Tage Reserve für die Post draufschlagen. Das kostet nichts, nimmt der häufigsten Anfechtungsrüge den Boden und erspart der Gemeinschaft, eine sauber vorbereitete Versammlung allein wegen des Datums wiederholen zu müssen.

Zuständig für die Einberufung ist der Verwalter, mindestens einmal im Jahr (§ 24 Abs. 1 WEG). Fehlt er oder weigert er sich pflichtwidrig, darf der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats einladen, sein Stellvertreter oder ein Eigentümer, den die Gemeinschaft per Beschluss dazu ermächtigt hat (Abs. 3). Das betrifft vor allem Gemeinschaften, die ohne Verwalter auskommen.

Zur Einladung gehört die Tagesordnung. Ein Beschluss ist nur gültig, wenn sein Gegenstand bei der Einberufung bezeichnet war (§ 23 Abs. 2 WEG); ein Thema, das erst am Abend unter «Verschiedenes» auftaucht, steht auf demselben wackligen Fundament wie ein Beschluss nach zu kurzer Frist.

Wann ist die Versammlung beschlussfähig?

Immer. Seit der Reform vom Dezember 2020 kennt das WEG kein Quorum mehr; das frühere Erfordernis, dass die Hälfte der Miteigentumsanteile vertreten sein muss, ist gestrichen, und Wiederholungsversammlungen wegen zu geringer Beteiligung gibt es nicht mehr.

Die Kehrseite: Wer nicht kommt und keine Vollmacht erteilt, überlässt die Entscheidung den Anwesenden. Theoretisch fasst ein einziger erschienener Eigentümer sämtliche Beschlüsse allein.

Abgestimmt wird mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen, und jeder Eigentümer hat eine Stimme (§ 25 WEG), sofern die Gemeinschaftsordnung nichts anderes bestimmt, etwa eine Gewichtung nach Miteigentumsanteilen. Vollmachten brauchen Textform (§ 25 Abs. 3).

Ist eine virtuelle Eigentümerversammlung gültig?

Ja, in zwei Stufen. Die hybride Versammlung, also Präsenz mit Online-Zuschaltung, kann die Gemeinschaft mit einfacher Mehrheit beschließen (§ 23 Abs. 1 WEG).

Seit einer Gesetzesänderung vom Oktober 2024 kann sie mit drei Vierteln der abgegebenen Stimmen auch beschließen, ihre Versammlungen ganz ohne Versammlungsort abzuhalten (§ 23 Abs. 1a). Der Beschluss gilt für höchstens drei Jahre, und die virtuelle Versammlung muss bei Teilnahme und Rechteausübung mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sein.

Wird ein solcher Beschluss vor dem 1. Januar 2028 gefasst, muss bis einschließlich 2028 trotzdem einmal im Jahr eine Präsenzversammlung stattfinden, es sei denn, die Eigentümer verzichten einstimmig darauf (§ 48 Abs. 6 WEG). Ein Verstoß macht die virtuell gefassten Beschlüsse allerdings nicht anfechtbar.

Was muss das Protokoll enthalten?

Das Gesetz verlangt wenig: Über die gefassten Beschlüsse ist unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen, unterschrieben vom Versammlungsleiter, einem Eigentümer und, falls es einen Verwaltungsbeirat gibt, dessen Vorsitzendem oder Vertreter (§ 24 Abs. 6 WEG). In der Praxis gehören auch Ort und Zeit, die Anwesenden samt Vollmachten, die Anträge und die Abstimmungsergebnisse hinein, weil man sie im Streitfall braucht.

Parallel läuft die Beschluss-Sammlung: Der Wortlaut jedes verkündeten Beschlusses wird fortlaufend nummeriert und unverzüglich eingetragen, und jeder Eigentümer darf Einsicht verlangen (§ 24 Abs. 7). Auch wer später eine Wohnung kauft, ist an die Beschlüsse gebunden, ohne dass sie im Grundbuch stehen (§ 10 Abs. 3 WEG).

Wirksam wird ein Beschluss schon mit der Verkündung in der Versammlung. Ein lückenhaftes Protokoll macht ihn nicht ungültig, aber im Streit kaum verteidigbar.

Wie lange können Beschlüsse angefochten werden?

Die Anfechtungsklage muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb von zwei Monaten nach der Beschlussfassung begründet werden (§ 45 WEG). Läuft die Frist ab, wird der Beschluss bestandskräftig, auch wenn die Einladung tatsächlich zu spät kam. Nichtig und damit ohne Frist angreifbar ist nur ein Beschluss, der gegen zwingendes Recht verstößt (§ 23 Abs. 4).

Tragen Sie das Datum, an dem die Einladung spätestens im Briefkasten liegen muss, vor dem Versammlungstermin in den Kalender ein, nicht umgekehrt. Wer die Einladung über Vecinly verschickt, hat das Versanddatum und das Protokoll danach an einer Stelle; mehr dazu auf der Seite zur WEG-Software für die Selbstverwaltung. Welche Kosten auf der Tagesordnung meist den meisten Streit auslösen, steht im Beitrag zum Hausgeld der Eigentumswohnung.

Stand: September 2026. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung.