Einladung zur Eigentümerversammlung: Frist, Ablauf, Protokoll

Die Einladung ging zwei Wochen vor dem Termin raus, die Versammlung verlief harmonisch, die Dachsanierung wurde einstimmig beschlossen. Ein halbes Jahr später erklärt das Amtsgericht den Beschluss für ungültig, nicht wegen des Inhalts, sondern wegen des Kalenders.

Genau dieses Szenario produziert die häufigste Panne rund um die Einladung zur Eigentümerversammlung: die Frist. Seit der WEMoG-Reform muss die Einladung mindestens drei Wochen vor dem Termin zugehen, geregelt in § 24 WEG. Wer knapper einlädt, riskiert, dass jeder gefasste Beschluss anfechtbar ist, vom Wirtschaftsplan bis zur Sanierung.

Welche Frist gilt für die Einladung?

Drei Wochen sind das Minimum, nicht die Empfehlung.

Die Frist läuft bis zum Zugang der Einladung beim Eigentümer, nicht bis zum Absenden; wer per Post verschickt, muss die Zustellzeit also einrechnen. Ein bewährter Handgriff aus der Verwalterpraxis: den Versand dokumentieren und drei bis vier Tage Reserve draufrechnen, denn das kostet nichts, entzieht der häufigsten Anfechtungsrüge den Boden und erspart der Gemeinschaft die peinliche Situation, eine sauber vorbereitete Versammlung allein wegen des Kalenders wiederholen zu müssen.

Seit der Reform genügt außerdem die Textform: Eine E-Mail reicht, ein eigenhändig unterschriebener Brief ist nicht mehr nötig. Zuständig für die Einberufung ist der Verwalter, und gibt es keinen oder weigert er sich pflichtwidrig, darf der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats einladen, sein Stellvertreter oder ein Eigentümer, den die Gemeinschaft per Beschluss dazu ermächtigt hat.

Zur ordnungsgemäßen Einladung gehört auch die Tagesordnung: Jeder Punkt, über den beschlossen werden soll, muss so bezeichnet sein, dass die Eigentümer wissen, worum es geht, und sich vorbereiten können. Ein Beschluss zu einem Thema, das nicht angekündigt war, steht auf demselben wackligen Fundament wie einer nach zu kurzer Frist.

Wann ist die Versammlung beschlussfähig?

Hier hat die Reform von 2020 eine alte Sorge abgeschafft: Die Versammlung ist immer beschlussfähig, egal wie viele Eigentümer erscheinen. Das frühere Quorum von der Hälfte der Miteigentumsanteile ist ersatzlos gestrichen; Wiederholungsversammlungen wegen zu geringer Beteiligung gibt es nicht mehr.

Das klingt bequem, hat aber eine Kehrseite: Wer nicht kommt und keine Vollmacht erteilt, überlässt die Entscheidung den Anwesenden.

Theoretisch fasst ein einziger erschienener Eigentümer sämtliche Beschlüsse allein.

Für die Abstimmung selbst gilt nach § 25 WEG die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen, wobei Enthaltungen nicht mitzählen, und gezählt wird im Zweifel nach Köpfen (jeder Eigentümer eine Stimme), sofern die Gemeinschaftsordnung nichts anderes bestimmt, etwa eine Gewichtung nach Miteigentumsanteilen; gerade in kleinen Gemeinschaften mit ungleichen Anteilen lohnt vor der Versammlung ein Blick in genau diese Klausel, weil sie das Ergebnis knapper Abstimmungen dreht.

Ist eine virtuelle Eigentümerversammlung gültig?

Ja, in zwei Stufen. Die hybride Versammlung (Präsenz plus Online-Zuschaltung) kann die Gemeinschaft mit einfacher Mehrheit beschließen. Zugeschaltete Eigentümer müssen dabei dieselben Rechte ausüben können wie die Anwesenden, vom Rederecht bis zur Abstimmung.

Seit Oktober 2024 geht das Gesetz einen Schritt weiter: Die Gemeinschaft kann mit einer Dreiviertelmehrheit der abgegebenen Stimmen beschließen, ihre Versammlungen vollständig virtuell abzuhalten. Ein solcher Beschluss gilt für höchstens drei Jahre und muss danach erneuert werden.

Rechtlicher Hinweis: Bis Ende 2028 muss trotz eines solchen Beschlusses mindestens einmal im Jahr eine Präsenzversammlung stattfinden, es sei denn, die Eigentümer verzichten einstimmig darauf.

Was muss das Protokoll enthalten?

Über die Versammlung ist unverzüglich eine Niederschrift zu erstellen.

Hinein gehören Ort und Zeit, die Anwesenden samt Vollmachten, die gestellten Anträge, die Abstimmungsergebnisse und der genaue Wortlaut der verkündeten Beschlüsse. Unterschreiben müssen der Versammlungsleiter, ein Eigentümer und (falls vorhanden) der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder sein Stellvertreter.

Parallel dazu läuft die Beschluss-Sammlung: Jeder Beschluss wird dort unverzüglich, fortlaufend nummeriert und mit Datum eingetragen. Sie ist das Gedächtnis der Gemeinschaft, auch Käufer einer Wohnung sind an die eingetragenen Beschlüsse gebunden und dürfen Einsicht verlangen.

Wirksam wird ein Beschluss übrigens schon mit der Verkündung in der Versammlung, nicht erst mit dem Protokoll. Eine lückenhafte Niederschrift macht den Beschluss also nicht ungültig, aber sie macht ihn im Streitfall kaum verteidigbar.

Wie lange können Beschlüsse angefochten werden?

Wer einen Beschluss für rechtswidrig hält, muss schnell sein: Die Anfechtungsklage nach § 45 WEG ist innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung beim Gericht zu erheben und innerhalb von zwei weiteren Monaten zu begründen.

Läuft die Frist ab, wird der Beschluss bestandskräftig, selbst wenn die Einladung tatsächlich zu kurzfristig war. Nur in Ausnahmefällen, etwa bei besonders schweren Verstößen, ist ein Beschluss von Anfang an nichtig und bleibt auch ohne Frist angreifbar.

Damit schließt sich der Kreis zur Einladung: Formfehler bei Frist und Tagesordnung sind der Klassiker unter den Anfechtungsgründen. Wer sauber einlädt, nimmt der Klage ihr wichtigstes Argument, bevor sie überhaupt geschrieben ist.

Der Ablauf einer Eigentümerversammlung ist kein Hexenwerk: rechtzeitig und vollständig einladen, Beschlüsse klar formulieren und verkünden, Protokoll und Beschluss-Sammlung ohne Verzug führen. Die drei Wochen der Einladungsfrist sind dabei die eine Zahl, die sich jeder Verwalter und jeder einladende Beirat rot im Kalender anstreichen sollte, an ihr hängen alle Beschlüsse des Abends.

Stand: Juli 2026. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung.