Hausgeldabrechnung selbst erstellen: die ehrliche Anleitung

Eine Gemeinschaft kann ihre Hausgeldabrechnung selbst erstellen. Sie besteht aus Gesamtabrechnung, Einzelabrechnungen und Vermögensbericht, und beschlossen wird seit Dezember 2020 nur über die Abrechnungsspitze: die Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse (§ 28 Abs. 2 WEG). Anfechten lässt sich dieser Beschluss nur innerhalb eines Monats.

Der Schuhkarton mit den Belegen steht seit November auf dem Küchentisch. Kontoauszüge, die Rechnung des Dachdeckers, die Heizkostenaufstellung, drei Quittungen aus dem Baumarkt, und mittendrin ein Zettel mit dem WLAN-Passwort, der da nicht hingehört. So fängt in vielen selbstverwalteten Häusern die Jahresabrechnung an: ohne Kanzlei, am Feierabend, mit der Frage, wo man anfängt.

Aus welchen Teilen besteht eine Hausgeldabrechnung?

Die Gesamtabrechnung stellt alle tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben des abgelaufenen Kalenderjahres zusammen, also was auf dem Gemeinschaftskonto ein- und ausgegangen ist. Daraus folgen die Einzelabrechnungen: Jede Wohnung erhält ihren Anteil, verteilt nach Miteigentumsanteilen oder nach einem Schlüssel, den die Eigentümer für einzelne Kostenarten beschlossen haben (§ 16 Abs. 2 WEG). Der dritte Baustein wird in selbst erstellten Abrechnungen am häufigsten vergessen: der Vermögensbericht. Er zeigt den Stand der Erhaltungsrücklage und das wesentliche Gemeinschaftsvermögen und muss jedem Eigentümer zur Verfügung gestellt werden (§ 28 Abs. 4).

Jeder Eigentümer darf die Belege dahinter einsehen (§ 18 Abs. 4 WEG).

In welchen Schritten erstellen Sie die Abrechnung?

Ob eine Gemeinschaft ganz ohne Verwalter wirtschaftet oder nur die Abrechnung in Eigenregie macht, der Weg von der Belegkiste zum fertigen Zahlenwerk ist derselbe:

• Belege sammeln: Grundlage sind die Kontoauszüge des Gemeinschaftskontos, nicht das Gedächtnis. Abgerechnet wird, was tatsächlich geflossen ist.
• Gesamtabrechnung aufstellen: alle Einnahmen und Ausgaben des Jahres, geordnet nach Kostenarten.
• Einzelabrechnungen ableiten: jede Kostenart nach ihrem Schlüssel umlegen. Heizung und Warmwasser folgen der Heizkostenverordnung, auch wenn die Gemeinschaft etwas anderes vereinbart hat (§ 3 HeizkostenV); mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Heizkosten werden nach Verbrauch verteilt (§ 7 Abs. 1).
• Erhaltungsrücklage getrennt führen: Zuführung, Entnahme und Endstand in eine eigene Darstellung.
• Vermögensbericht erstellen und alles zur Einsicht bereitlegen.

Eine Excel-Vorlage trägt dieses Gerüst und rechnet die Anteile zuverlässig aus. Was sie nicht kann: entscheiden, welche Ausgabe in die Rücklage gehört und welche in die laufenden Kosten, oder bemerken, dass vor drei Jahren ein Schlüssel per Beschluss geändert wurde. Diese Urteile bleiben bei Ihnen. Vecinly führt Buchungen, Verteilerschlüssel und Belege an einem Ort, was vor allem hilft, wenn das Amt des Kassenwarts alle paar Jahre wechselt.

Beschlossen wird nur die Abrechnungsspitze

Seit der WEG-Reform beschließen die Eigentümer nicht mehr über die Jahresabrechnung als Ganzes, sondern nur über die Nachschüsse und die Anpassung der Vorschüsse, also die Differenz zwischen Wirtschaftsplan und tatsächlichen Kosten. Die Gesamt- und Einzelabrechnung bleibt als Rechenwerk nötig, sie ist die Begründung der Zahl. Der Bundesgerichtshof hat das in drei Urteilen durchbuchstabiert, und die Folgen sind für Selbstverwalter eher beruhigend. Ein Beschluss, der nach altem Muster «die Gesamtabrechnung und die Einzelabrechnungen genehmigt», wird als Beschluss über die Nachschüsse ausgelegt und ist deshalb nicht schon wegen der Formulierung fehlerhaft (BGH, Urteil vom 19. Juli 2024, V ZR 102/23). Fehler im Zahlenwerk führen nur dann zur Ungültigkeit, wenn sie sich auf die Abrechnungsspitze auswirken (V ZR 195/23 vom 20. September 2024). Und steckt in der Spitze eine abgrenzbare falsche Position, kann das Gericht den Beschluss nur insoweit für ungültig erklären (V ZR 96/24 vom 11. April 2025).

Sauber formuliert ist der Antrag trotzdem als Beschluss über die Nachschüsse und die Anpassung der Vorschüsse je Einheit. Das erspart die Auslegung.

Welche Fehler machen die Abrechnung anfechtbar?

Gefährlich ist, was die Zahlungspflicht verändert:

• Ein falscher Verteilerschlüssel, etwa nach Miteigentumsanteilen, obwohl für einzelne Kosten etwas anderes beschlossen wurde.
• Entnahmen aus der Erhaltungsrücklage, die in die Abrechnungsspitze einfließen. Genau das hat der BGH im Fall V ZR 96/24 beanstandet: Entnahmen sind verteilungsneutral.
• Kosten, die nur das Sondereigentum einzelner Eigentümer betreffen, werden auf alle verteilt.

Die Anfechtungsklage muss innerhalb eines Monats nach der Versammlung erhoben werden (§ 45 WEG). Deshalb legen wir die Abrechnung mit den Belegen einige Wochen vor der Versammlung zur Einsicht aus. Fehler, die vorher auffallen, kosten eine Korrektur, Fehler nach dem Beschluss ein Verfahren.

Beginnen Sie mit den Kontoauszügen, nicht mit der Tabelle. Welche Posten ins Hausgeld gehören und welcher Teil sich auf Mieter umlegen lässt, erklärt der Beitrag zum Hausgeld der Eigentumswohnung. Für Beiräte, die die Abrechnung prüfen oder selbst erstellen, haben wir eine eigene Seite für Verwaltungsbeiräte.

Stand: September 2026. Dieser Artikel dient nur der Information und stellt keine Rechtsberatung dar.