Hausgeldabrechnung selbst erstellen: die ehrliche Anleitung

Der Schuhkarton mit den Belegen steht seit November auf dem Küchentisch. Kontoauszüge, die Rechnung des Dachdeckers, die Heizkostenaufstellung, drei Quittungen aus dem Baumarkt, und mittendrin ein Zettel mit dem WLAN-Passwort, der da nicht hingehört. Draußen wird es früh dunkel, der Kaffee ist längst kalt und auf dem Laptop wartet eine leere Tabelle. So fängt in vielen selbstverwalteten Häusern die Jahresabrechnung an: ohne Kanzlei, am Feierabend, mit einem Ordner voller Papier und der Frage, wo man anfängt.

Vorweg die beruhigende Nachricht: Eine Hausgeldabrechnung selbst zu erstellen ist erlaubt und für eine kleine Gemeinschaft gut zu schaffen. Der teuerste Fehler steckt dabei nicht im Rechnen, sondern im Beschluss. Seit der Reform des Wohnungseigentumsrechts stimmen die Eigentümer nur über die Abrechnungsspitze ab, über die Nachzahlungen und Guthaben, die sich gegenüber dem Wirtschaftsplan ergeben, nicht über das gesamte Zahlenwerk. Wer die komplette Abrechnung zur Abstimmung stellt, macht den Beschluss angreifbar.

Aus welchen Teilen besteht eine Hausgeldabrechnung?

Eine vollständige Abrechnung ist keine einzelne Zahl, sondern besteht aus mehreren aufeinander aufbauenden Teilen.

Die Gesamtabrechnung stellt sämtliche tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft im abgelaufenen Wirtschaftsjahr zusammen, was auf dem Gemeinschaftskonto ein- und ausgegangen ist, Position für Position. Darauf folgen die Einzelabrechnungen: Jede Wohnung erhält ihren Anteil an diesen Kosten, verteilt nach dem geltenden Schlüssel. Und seit der Reform kommt ein dritter Baustein hinzu, den viele selbst erstellte Abrechnungen schlicht vergessen: der Vermögensbericht. Er zeigt den Stand der Erhaltungsrücklage und das wesentliche Vermögen der Gemeinschaft zum Jahresende und ist keine Kür mehr, sondern Pflicht.

Jeder Eigentümer darf die Belege einsehen, die hinter den Zahlen stehen.

Diese Belegeinsicht ist kein Misstrauensvotum, sondern ihr gutes Recht, und für den, der die Abrechnung erstellt, der beste Grund, von Anfang an sauber zu sortieren.

In welchen Schritten erstellen Sie die Abrechnung?

Ob eine Gemeinschaft ganz ohne Verwalter wirtschaftet oder nur die Abrechnung in Eigenregie macht, der Weg von der Belegkiste zum fertigen Zahlenwerk ist derselbe, mit Software wie mit Tabellenkalkulation. Fünf Schritte, in dieser Reihenfolge:

• Belege sammeln und ordnen: Die Kontoauszüge des Gemeinschaftskontos sind die Grundlage, nicht das Gedächtnis. Abgerechnet wird nach dem, was tatsächlich geflossen ist.
• Gesamtabrechnung aufstellen: alle Einnahmen (Hausgeldvorschüsse, Zinsen) und alle Ausgaben des Jahres, geordnet nach Kostenarten.
• Einzelabrechnungen ableiten: jede Kostenart nach dem richtigen Verteilerschlüssel auf die Einheiten umlegen, meist nach Miteigentumsanteilen, bei Heizung und Warmwasser nach der Heizkostenverordnung.
• Erhaltungsrücklage getrennt führen: Zuführung, Entnahme und Endstand gehören in eine eigene Darstellung, niemals in den Topf der laufenden Kosten.
• Vermögensbericht erstellen und alles den Eigentümern zur Einsicht bereitlegen.

Eine kostenlose Excel-Vorlage kann dieses Gerüst tragen und rechnet die Anteile zuverlässig aus. Was sie nicht kann: entscheiden, welche Ausgabe in die Rücklage gehört und welche in die laufenden Kosten, oder erkennen, dass ein Schlüssel per Beschluss geändert wurde. Diese Urteile bleiben Ihre. Eine Software zur Verwaltung von Eigentümergemeinschaften wie Vecinly bringt dafür wenigstens die Buchung, den Schlüssel und die Belege an einen Ort, hilfreich, wenn niemand das hauptberuflich macht.

Warum wird nur die Abrechnungsspitze beschlossen?

Hier liegt der Bruch mit der alten Praxis. Nach § 28 WEG beschließen die Eigentümer seit 2020 nur noch die Nachschüsse und die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse, also die Differenz zwischen dem, was der Wirtschaftsplan vorsah, und dem, was tatsächlich angefallen ist. Diese Differenz ist die Abrechnungsspitze. Die ausführliche Gesamt- und Einzelabrechnung bleibt trotzdem nötig: Sie ist die Begründung, das Rechenwerk hinter der Zahl. Beschlossen wird aber nur das Ergebnis. Der Bundesgerichtshof hat diese Trennung mehrfach bestätigt und klargestellt, dass sich eine Anfechtung entsprechend auf die Abrechnungsspitze beschränkt (Teilanfechtung), unter anderem in den Entscheidungen V ZR 102/23, V ZR 195/23 und V ZR 96/24.

Für die Praxis heißt das: Formulieren Sie den Beschlussantrag als Beschluss über die Nachschüsse je Einheit, nicht als „Genehmigung der Jahresabrechnung". Ein falsch gefasster Antrag ist einer der häufigsten Gründe, aus denen eine handwerklich korrekte Abrechnung am Ende doch vor Gericht landet.

Welche Fehler machen die Abrechnung anfechtbar?

Die meisten Anfechtungen scheitern selten an der Mathematik; sie scheitern an immer denselben Stellen. Wer sie kennt, umgeht sie:

• Der falsche Verteilerschlüssel: nach Miteigentumsanteilen abgerechnet, obwohl die Gemeinschaft für einzelne Kosten etwas anderes beschlossen hat.
• Die Erhaltungsrücklage wandert in die laufenden Kosten oder taucht doppelt auf.
• Der Beschluss umfasst die gesamte Abrechnung statt nur die Spitze.
• Der Vermögensbericht fehlt oder wird gar nicht erst erstellt.
• Die Belegeinsicht wird erschwert, obwohl jeder Eigentümer sie verlangen darf.

Und dann ist da die Frist, die alles zuspitzt: Ein Beschluss über die Nachschüsse lässt sich nur innerhalb eines Monats nach der Versammlung gerichtlich anfechten. Diese Frist läuft unerbittlich, auch dann, wenn ein Eigentümer erst spät bemerkt, dass sein Anteil nicht stimmt. Der erfahrene Kassenwart legt die Abrechnung deshalb einige Wochen vor der Versammlung zur Einsicht aus: Fehler, die vorher auffallen, kosten eine Korrektur; Fehler, die erst im Beschluss auffallen, kosten ein Verfahren.

Eine Hausgeldabrechnung selbst zu erstellen ist keine Geheimwissenschaft, es ist Ordnung, ein sauberer Verteilerschlüssel und ein richtig gefasster Beschluss. Sammeln Sie die Belege, bauen Sie Gesamt- und Einzelabrechnung auf, führen Sie die Rücklage getrennt, vergessen Sie den Vermögensbericht nicht und stellen Sie am Ende nur die Abrechnungsspitze zur Abstimmung. Wer diese Reihenfolge einhält, spart das Honorar der Verwaltung und obendrein den Ärger, der aus einer angreifbaren Abrechnung entsteht.

Aktualisierte Informationen. Dieser Artikel dient nur der Information und stellt keine Rechtsberatung dar.