Hausverwaltung wechseln: So gelingt der Verwalterwechsel

Wofür zahlen wir eigentlich jeden Monat? Die Frage fällt früher oder später in jeder Eigentümerversammlung, in der die Verwaltung zum dritten Mal nicht auf E-Mails antwortet, die Jahresabrechnung überfällig ist und der Wasserfleck im Treppenhaus seit dem Frühjahr „in Bearbeitung" bleibt. Viele Gemeinschaften ertragen das über Jahre, im Glauben, bis zum Vertragsende gefesselt zu sein. Dieser Glaube ist überholt. Wer die Hausverwaltung wechseln möchte, kann den Verwalter seit der WEG-Reform von 2020 jederzeit und ohne Angabe von Gründen abberufen; der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate später. Mehr als eine einfache Mehrheit in der Eigentümerversammlung braucht es dafür nicht, wohl aber einen Plan, wer übernimmt.

Braucht es einen Grund, den Verwalter abzuberufen?

Nein. Bis 2020 konnten Gemeinschaftsordnung oder Verwaltervertrag die Abberufung auf das Vorliegen eines wichtigen Grundes beschränken, schlechter Service, langsame Reaktionen oder chronisch verspätete Abrechnungen reichten dann oft nicht aus. Mit der Reform hat der Gesetzgeber diese Hürde gestrichen: Nach § 26 Abs. 3 WEG ist die Abberufung jederzeit möglich, und Klauseln, die etwas anderes vorsehen, sind unwirksam.

Wichtig ist die Trennung zweier Ebenen.

Die Abberufung beendet die Organstellung: Ab dem Beschluss handelt der Verwalter nicht mehr für die Gemeinschaft, lädt nicht mehr zu Versammlungen ein und verfügt nicht mehr über das Gemeinschaftskonto. Der Verwaltervertrag dagegen läuft zunächst weiter, mit Folgen für die Vergütung, dazu gleich mehr.

Welche Mehrheit ist nötig, und wie läuft der Wechsel ab?

Für die Abberufung genügt die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Der Punkt gehört ausdrücklich auf die Tagesordnung der Einladung, genau wie die Bestellung des Nachfolgers, denn beides sollte in derselben Versammlung beschlossen werden. Eine Gemeinschaft ohne Verwalter vertritt sich nach § 9b WEG durch alle Eigentümer gemeinschaftlich; schon das Bezahlen der laufenden Rechnungen wird dann mühsam.

Der Wechsel selbst folgt einem einfachen Fahrplan:

• Zwei bis drei Angebote einholen und die Leistungskataloge vergleichen, nicht nur die Grundgebühr
• Abberufung des alten und Bestellung des neuen Verwalters als eigene Tagesordnungspunkte ankündigen
• Beide Beschlüsse in der Versammlung fassen und den Stichtag für die Übergabe festlegen
• Bank, Versicherer, Energieversorger und Handwerker über den Wechsel informieren

Ein Detail, das Neulinge regelmäßig übersehen: Der neue Verwalter sollte vor der Versammlung schriftlich bestätigen, dass er das Mandat zu den angebotenen Konditionen annimmt. Nichts ist unangenehmer als eine beschlossene Abberufung, und ein Kandidat, der abspringt.

Wann endet der Verwaltervertrag?

Spätestens sechs Monate nach der Abberufung, auch wenn der Vertrag auf dem Papier noch zwei Jahre liefe. Diese gesetzliche Kappung nimmt dem Wechsel den größten Schrecken: Die Gemeinschaft muss keine jahrelange Restlaufzeit aussitzen oder sich teuer aus dem Vertrag kaufen.

Bis zum Vertragsende behält die abberufene Verwaltung grundsätzlich ihren Vergütungsanspruch, muss sich aber ersparte Aufwendungen anrechnen lassen. Sieht der Vertrag eine kürzere Frist vor oder einigen sich beide Seiten auf eine Aufhebung, geht es auch schneller, seriöse Verwaltungen haben wenig Interesse daran, ein totes Mandat ein halbes Jahr mitzuschleppen.

Praktisch bewährt hat sich der Wechsel zum Ende des Wirtschaftsjahres. Die Abrechnung für das abgelaufene Jahr bleibt sonst häufig am neuen Verwalter hängen, der die Buchhaltung des Vorgängers erst rekonstruieren muss, kalkulieren Sie diesen Aufwand ins Angebot ein, wenn es anders nicht geht.

Welche Unterlagen muss die alte Verwaltung herausgeben?

Alle. Beschluss-Sammlung, Teilungserklärung, Wirtschaftspläne, Jahresabrechnungen, Verträge, Belege, Kontoauszüge, Schlüssel, die Unterlagen gehören der Gemeinschaft, nicht der Verwaltung. Das gilt ausdrücklich auch für digitale Daten: Was die Verwaltung elektronisch angelegt hat, ist unentgeltlich auf einem Datenträger oder per Datenfreigabe herauszugeben.

Die Herausgabe ist eine Holschuld: Die alte Verwaltung muss die Unterlagen geordnet und vollständig an ihrem Geschäftssitz bereitstellen, nicht zum Nachfolger transportieren. Vereinbaren Sie einen Übergabetermin mit Protokoll und Checkliste, und prüfen Sie zuerst die Beschluss-Sammlung, denn sie ist erfahrungsgemäß das Dokument mit den meisten Lücken.

Rechtlicher Hinweis: Ein Zurückbehaltungsrecht an den Verwaltungsunterlagen besteht nicht, auch dann nicht, wenn die alte Verwaltung noch offene Forderungen gegen die Gemeinschaft geltend macht. Verweigert sie die Herausgabe, kann die Gemeinschaft sie gerichtlich erzwingen.

Was kostet eine Hausverwaltung, und geht es auch ohne?

Als Orientierung für die reine WEG-Verwaltung gelten bundesweit rund 25 bis 30 Euro netto pro Einheit und Monat; bei kleinen Objekten mit weniger als zehn Einheiten sind 40 Euro und mehr keine Seltenheit, weil sich der Grundaufwand auf wenige Wohnungen verteilt. Entscheidend beim Vergleich ist weniger die Grundgebühr als der Leistungskatalog: Wie viele Versammlungen sind enthalten? Was kosten Mahnwesen, Baubetreuung oder eine außerordentliche Versammlung extra? Ein günstiger Grundpreis mit langer Sondergebührenliste wird schnell teurer als ein ehrlicher Komplettpreis. Fragen Sie Kandidaten außerdem nach dem Sachkundenachweis: Jeder Eigentümer kann grundsätzlich die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangen.

Für kleine Gemeinschaften, die kein passendes Angebot finden oder das Honorar sparen wollen, bleibt die Selbstverwaltung: Das Gesetz kennt keine allgemeine Verwalterpflicht. Versammlung, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Beschluss-Sammlung müssen dann in Eigenregie organisiert werden, mit einer Software für Eigentümergemeinschaften wie Vecinly lassen sich Einladungen, Beschlüsse und Abrechnungen an einem Ort bündeln, statt sie über private Ordner und Postfächer zu verstreuen.

Der Wechsel der Hausverwaltung ist seit der Reform kein Kraftakt mehr, sondern ein normaler Beschluss: einfache Mehrheit, keine Begründungspflicht, Vertragsende nach höchstens einem halben Jahr. Die eigentliche Arbeit liegt davor, im Vergleich der Angebote und in einer sauber vorbereiteten Versammlung. Wer beides ernst nimmt, tauscht in wenigen Monaten Frust gegen eine Verwaltung, die ihren Namen verdient.

Stand: Juli 2026. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung.